第一章 預(yù)算業(yè)務(wù)管理暫行辦法

 

為確保單位預(yù)算管理在財政部門預(yù)算管理的整體框架和要求范圍內(nèi)，并結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點編制本單位預(yù)算，真實反映單位本年度全部業(yè)務(wù)收支計劃，特制定預(yù)算管理暫行辦法。

一、預(yù)算的編制與審批

1、每年12月份各部門、科室根據(jù)下一年度的實際情況提出預(yù)算要求并請分管院長審核，分管院長出具審核意見；

2、辦公室負責(zé)人對全院預(yù)算計劃方案進行審核，重點審核預(yù)算內(nèi)容是否符合單位實際，是否在財政部門預(yù)算管理的整體框架和要求范圍內(nèi)；

3、分管財務(wù)院長對擬上報的預(yù)算需求進行審核并出具審核意見；

4、院長對本單位的預(yù)算計劃方案進行全面把控，審核預(yù)算計劃方案并出具審核意見；

5、院黨委會審定預(yù)算計劃方案，經(jīng)院長簽批后上報財政部門審核。

二、預(yù)算的追加調(diào)整

1、當(dāng)預(yù)算執(zhí)行過程中遇到特殊緊急情況時，在預(yù)算不足的情況下，應(yīng)該按規(guī)定的預(yù)算追加調(diào)整程序，由業(yè)務(wù)處室提出預(yù)算追加調(diào)整申請并報分管院長審核；

2、辦公室負責(zé)人對預(yù)算追加調(diào)整申請進行金額審核并出具審核意見；

3、分管財務(wù)院長依據(jù)辦公室負責(zé)人出具的審核意見，在財政批復(fù)范圍內(nèi)，審核預(yù)算追加調(diào)整的申請；

4、院長結(jié)合全院預(yù)算執(zhí)行情況，對預(yù)算追加調(diào)整申請進行審核，并出具審核意見；

5、院黨委會對預(yù)算追加調(diào)整進行審議，在財政批復(fù)范圍內(nèi)，審批預(yù)算追加調(diào)整的申請；

6、預(yù)算追加調(diào)整申請經(jīng)院長簽批后上報財政部門審批，保證預(yù)算追加調(diào)整按照規(guī)定的程序進行。

三、預(yù)算執(zhí)行

1、辦公室負責(zé)人對會計根據(jù)業(yè)務(wù)處室編寫的預(yù)算經(jīng)費分解方案進行審核并出具審核意見，重點關(guān)注預(yù)算的合規(guī)性等；

2、分管財務(wù)院長對經(jīng)過辦公室負責(zé)人審核通過的預(yù)算經(jīng)費分解方案進行審核并出具審核意見；

3、院長對預(yù)算經(jīng)費分解方案進行審核并出具審核意見，確保預(yù)算經(jīng)費分解合理；

4、院長辦公會對預(yù)算經(jīng)費分解方案進行最終的審議，審議通過后使各處室按照院長辦公會要求執(zhí)行預(yù)算并登記臺賬；

5、辦公室負責(zé)人對會計根據(jù)預(yù)算執(zhí)行進度編制執(zhí)行情況分析報告進行審核，重點審核預(yù)算執(zhí)行偏差的原因

6、分管財務(wù)院長依據(jù)辦公室負責(zé)人的審核意見對預(yù)算執(zhí)行情況分析報告進行審核并出具審核意見；

7、院長審核預(yù)算執(zhí)行情況分析報告并出具審核意見；

8、院長辦公會/院黨委會依據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況分析報告部署預(yù)算執(zhí)行情況并調(diào)整預(yù)算分配方案。

四、預(yù)算決算

1、辦公室負責(zé)人對決算報表和報告進行審核，重點關(guān)注決算執(zhí)行報告是否真實、完整、準確等；

2、分管財務(wù)院長對決算報表和報告進行審核并出具審核意見，確保決算數(shù)據(jù)的真實性、完整性和準確性等；

3、院長對決算報表和報告進行審核并出具審核意見，關(guān)注資金的使用情況；

4、院黨委會對決算報表和報告進行審議，審議通過后及時上報財政部門審核匯總。

 

 

 

 

 

 

 

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                                 2023年3月15日

 

第二章 政府采購管理內(nèi)部控制制度

 

一、控制目標：

1、保證政府采購預(yù)算編制及時、全面、合理，加強采購預(yù)算和采購計劃的銜接，建立預(yù)算編制、采購計劃和資產(chǎn)管理之間的溝通機制；

2、保證政府采購計劃在相關(guān)部門批復(fù)的政府采購預(yù)算范圍內(nèi)，依據(jù)單位經(jīng)審議通過的采購需求進行編制，完整反映政府采購預(yù)算的落實情況；保證采購項目數(shù)量和采購資金來源應(yīng)與批復(fù)的政府采購預(yù)算相關(guān)內(nèi)容相對應(yīng)；保證注重政府采購的規(guī)模效益，同一季度內(nèi)對同一采購品目不能安排兩次以上采購計劃；保證確定合理的采購方式，不存在化整為零規(guī)避公開招標采購；

3、保證嚴格執(zhí)行《中華人民共和國政府采購法》等法規(guī)，應(yīng)當(dāng)納入集中采購的項目都采用集中采購程序，自行采購履行比質(zhì)比價過程，供應(yīng)商選擇恰當(dāng)，采購合同不存在重大疏漏，采購過程透明、可公開，防止徇私舞弊；

4、保證規(guī)范招投標行為，保證招投標公平、公開、公正，采購結(jié)果符合預(yù)期，價格不高于市場同類產(chǎn)品水平；

5、保證驗收程序規(guī)范，資產(chǎn)購置和驗收崗位有效分離，根據(jù)完備手續(xù)付款，確保采購和資產(chǎn)保管責(zé)任明確，采購過程規(guī)范。

二、具體措施：

（一）政府采購預(yù)算編制

1.辦公室負責(zé)人對各經(jīng)辦處室提交的預(yù)算匯總進行審核，準確界定政府采購和自行采購的范圍，防止采購預(yù)算應(yīng)編未編和漏項，影響單位的正常工作。

2.分管院長對政府采購預(yù)算進行把關(guān)，確保預(yù)算編制及時、全面。

3.院長辦公會對單位總體的政府采購預(yù)算進行充分論證需求，對預(yù)算過高的不恰當(dāng)事項進行刪除，對預(yù)算缺項少項事項進行補充，防止單位預(yù)算過高造成資源浪費及申報審批不通過，或出現(xiàn)應(yīng)編未編和漏項，給單位工作帶來不便。

（二）政府采購計劃申報

1.申請?zhí)幨曳止茉洪L對采購申請進行審核，關(guān)注采購理由是否充分、支撐材料是否完備。

2.（1）相關(guān)處室提出采購需求在政府采購申請單上填寫詳細采購理由，并準備相關(guān)支撐材料，相關(guān)處室和辦公室每季度進行一次會商會議，通報上一季度政府采購執(zhí)行情況，提出下一季度政府采購需求，明確采購必要性和可行性，就采購方式、是否委托采購代理機構(gòu)等提出建議，并就現(xiàn)有資產(chǎn)采購情況對需求合理性、是否符合采購標準進行審核。資產(chǎn)管理人員和財務(wù)人員對資產(chǎn)采購需求要結(jié)合資產(chǎn)存量情況，嚴格把關(guān)，優(yōu)先通過內(nèi)部調(diào)劑解決，只有在內(nèi)部調(diào)劑無法實現(xiàn)的情況下，考慮新增購買；

（2）財務(wù)人員按預(yù)算控制數(shù)審核采購計劃，未列入年度預(yù)算的采購項目原則上不予辦理；

（3）辦公室負責(zé)人負責(zé)在院內(nèi)公示政府采購配置標準，對相關(guān)人員的審核情況進行復(fù)核。

3.分管院長對政府采購需求進行把關(guān)，確保政府采購需求的必要性、可行性。

4.院長辦公會對政府采購需求進行審議，重點圍繞政府采購需求描述是否科學(xué)、需求參數(shù)是否合理、是否超配置標準采購、是否超預(yù)算采購等方面。

5.在提交采購計劃的審批中，專門就采購方式進行審批，由辦公室采購管理人員確定采購方式，由財務(wù)人員審核合規(guī)性，辦公室負責(zé)人對相關(guān)人員的審核情況進行復(fù)核，確保采購方式合規(guī)，不存在化整為零規(guī)避招標采購的情況。

6.分管院長對政府采購申請的采購方式進行審核，確保采購方式符合規(guī)定。

7.院長辦公會對政府采購需求進行審議，重點圍繞采購方式的合規(guī)性。

（三）政府采購實施方式

1.采購前由采購管理人員與需求處室共同確定需求參數(shù)，采購執(zhí)行時按參數(shù)執(zhí)行，政府采購管理人員負責(zé)比質(zhì)比價，對供應(yīng)商主體資格、信用狀況、歷史合作情況進行評估。

2.辦公室負責(zé)人負責(zé)監(jiān)督采購管理人員對供應(yīng)商的評估工作并對比質(zhì)比價結(jié)果進行復(fù)核，保證不相容崗位分離，如詢價與確定供應(yīng)商崗位分離。

3.辦公室將價格信息報院專家小組審議，確定擬簽合同的供應(yīng)商，將結(jié)果記錄在案。

4.辦公室負責(zé)人對采購小組草擬的合同文本進行審核，檢查合同內(nèi)容是否存在重大疏漏和欺詐。

（四）政府采購招投標

1.辦公室負責(zé)人審核辦公室人員選擇的招標采購代理機構(gòu)，就是否適合做出審核意見；并負責(zé)監(jiān)督辦公室人員是否在國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的招標信息披露網(wǎng)站上發(fā)布公開招標公告。

2.院長辦公會對招標采購代理機構(gòu)的選擇是否恰當(dāng)進行審議。

3.辦公室人員負責(zé)監(jiān)督招標采購代理機構(gòu)的具體工作。

4.招標文件至少包括投標邀請函、投標人須知、合同條款、服務(wù)需求與要求、投標文件格式要求及評分標準。

5.招標采購領(lǐng)導(dǎo)小組檢查密封性，開標并宣讀投標內(nèi)容。

6.評標委員會根據(jù)“公開、公正、公平”的原則進行初審、澄清有關(guān)問題，開展比較與評價工作，編寫評標報告，采購單位不得以公開或暗示的方式指定中標方，保證評標活動的客觀公正，參與政府采購的人員應(yīng)當(dāng)執(zhí)行“回避制度”，定標后公布招標結(jié)果，下發(fā)中標通知書。

（五）驗收與結(jié)算

1.崗位分離，執(zhí)行驗收工作與采購工作的政府采購管理人員不能是同一人。

2.除政府采購管理人員外，相關(guān)處室人員需參與驗收，實行驗收人員責(zé)任制，驗收人員應(yīng)在專用驗收單上簽字，并應(yīng)有驗收人員所在處室領(lǐng)導(dǎo)簽字；信息系統(tǒng)和電子類產(chǎn)品，應(yīng)由辦公室人員和主管信息相關(guān)處室專業(yè)人員協(xié)同驗收。

3.安排專人（政府采購管理人員）詳細填寫采購活動記錄，按照財務(wù)檔案管理標準，妥善保存采購預(yù)算與計劃相關(guān)支撐材料，妥善保存采購合同和文件、相關(guān)評估報告、驗收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定等，辦公室負責(zé)人定期予以檢查監(jiān)督。

 

 

 

 

  

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第三章 收支業(yè)務(wù)管理內(nèi)控制度

 

一、控制目標：保證各項收入符合國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，正確核算各項收入，保證沒有賬外賬和“小金庫”；保證各項支出符合國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，包括開支范圍和標準等，各項支出真實合理，審批手續(xù)完備。

二、收入管理

1、按照財政收費有關(guān)規(guī)定，國際合作辦學(xué)收取學(xué)費、住宿費、租賃費以及其他收費，堅持收支兩條線，按照有關(guān)規(guī)定收繳；

2、出納在收到現(xiàn)金后開具收款收據(jù)并簽字加蓋財務(wù)章，在當(dāng)天或最遲第二個銀行營業(yè)日交至銀行；

3、出納根據(jù)現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)填制憑證，及時登記現(xiàn)金日記賬，做到日清月結(jié)，不得坐支現(xiàn)金；

4、院長辦公會/黨委會對會計編制的用款計劃的合理性進行審議，重點審核用款計劃是否超過預(yù)算控制數(shù)并出具審議意見；

5、每月末及年末出納與會計及時對賬，保證收入入賬的準確性，收入存放在規(guī)定的賬戶。

三、支出管理

1、學(xué)院各部門的每一筆支出，均應(yīng)事先請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后辦理。由經(jīng)辦人員辦理相關(guān)借款手續(xù)，由部門負責(zé)人、主管財務(wù)副院長、院長批準后，到財務(wù)部憑手續(xù)支取款項。事情辦理完畢，應(yīng)按報銷流程，由經(jīng)辦人員填寫報銷單據(jù)，經(jīng)辦人員所在的部門領(lǐng)導(dǎo)進行部門審核，再到財務(wù)部門進行審核，對上述審核無誤的報銷單據(jù)，學(xué)院主管副院長方予審批。經(jīng)辦人員應(yīng)憑批準后的報銷單據(jù)，到財務(wù)部門清理借款或支取款項。學(xué)院要求在借款未還清之前，不允許產(chǎn)生新的借款。重大支出項目，按照“三重一大”決策制度規(guī)定的程序進行辦理；

2、1000元以內(nèi)票據(jù)，由經(jīng)辦人填寫原始報銷單據(jù)，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、主管財務(wù)副院長審批簽字同意后，再由院長簽字審批后方可到財務(wù)直接領(lǐng)取現(xiàn)金報銷；

3、1千元以上5萬元以內(nèi)的，由經(jīng)辦人寫明支出原因，有關(guān)處室領(lǐng)導(dǎo)和主管副院長簽字后報分管財務(wù)副院長擬同意后，由院長負責(zé)簽字審批，交至財務(wù)處方可報銷；

4、1萬元以上5萬元（含）以內(nèi)的，由經(jīng)辦人寫明支出原因，有關(guān)處室領(lǐng)導(dǎo)和主管副院長簽字后報院務(wù)會同意后，由院長負責(zé)審批簽字；

5、支出金額在5萬元以上的，由黨總支會集體研究決定，按照“三重一大”決策制度規(guī)定的程序進行辦理；

6、學(xué)院基礎(chǔ)項目堅持集體研究，按照招標有關(guān)規(guī)定組織實施；

7、對于院長批準臨時發(fā)生的費用（如維修費和宣傳費），需及時補辦報批手續(xù)；

8、出納對報銷單據(jù)進行最終審核，確保核算準確。

四、各類費用報銷標準：

1、會議費、培訓(xùn)費：按照《定州市市級機關(guān)會議費、培訓(xùn)費管理辦法》辦理；

2、差旅費：按照《定州市黨政機關(guān)差旅費管理辦法》辦理。

 

 

 

 

 

 

 

 

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                                 2023年3月15日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第四章 資產(chǎn)管理暫行辦法

 

一、貨幣資產(chǎn)

1、保證支票的領(lǐng)用、保管、使用、銷毀等應(yīng)有完整的記錄，支票的使用符合國家法律法規(guī)規(guī)定及單位內(nèi)部規(guī)章制度；保證銀行賬戶的管理，嚴格按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序開立、變更、撤銷銀行賬戶及辦理年檢事宜。

2、財務(wù)負責(zé)人指定出納負責(zé)支票的日常申領(lǐng)工作，出納設(shè)立支票領(lǐng)用登記簿，填寫領(lǐng)用時間、票據(jù)名稱、起訖號碼、金額、領(lǐng)用原因；超出一定金額的支票及空白支票的簽發(fā)須經(jīng)財務(wù)負責(zé)人審核后，報院長簽批；日常工作指定出納負責(zé)妥善保管好票據(jù)，防止空白票據(jù)遺失或被盜用，財務(wù)負責(zé)人定期或不定期對票據(jù)的保管情況進行監(jiān)督檢查。

3、分管財務(wù)院長對財務(wù)人員提出的銀行賬戶開立、變更、注銷、年檢申請的及時性、合理性進行審核。

二、固定資產(chǎn)

1、保證固定資產(chǎn)的采購依據(jù)充分、適當(dāng)，決策和審批程序明確，建立嚴格的授權(quán)審批制度；固定資產(chǎn)的取得、驗收環(huán)節(jié)控制流程清晰，對固定資產(chǎn)購置預(yù)算、供應(yīng)商的選擇、驗收使用等有明確的規(guī)定，促進固定資產(chǎn)各環(huán)節(jié)運營效率提高。

2、固定資產(chǎn)使用處室提出請購申請，請購單上應(yīng)詳細填寫擬購買固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、性能、預(yù)算金額及購置原因等相關(guān)內(nèi)容，請購單經(jīng)使用處室負責(zé)人簽字確認后提交辦公室，辦公室負責(zé)人按照《政府采購管理辦法》有關(guān)要求，依據(jù)請購單對本單位固定資產(chǎn)進行查核，經(jīng)查核無法調(diào)配后，簽字確認；單批次購置金額超過5萬元的大宗采購，由辦公室組成評審組對供應(yīng)商報價方案進行評審后履行審批手續(xù)。

3、分管財務(wù)院長對金額2千元（含）以內(nèi)的購置申請進行審核。

4、院長對金額2千元以上2萬元（含）以內(nèi)的購置申請進行審核。

5、金額2萬元以上5萬元（含）以內(nèi)的購置申請需經(jīng)院務(wù)會同意后，由院長負責(zé)審批簽字。

6、 5萬元以上的，由黨總支會集體研究決定。

7、辦公室根據(jù)合同協(xié)議、供應(yīng)商發(fā)貨單等組織對所購固定資產(chǎn)的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)要求及其他內(nèi)容進行驗收，出具驗收單；驗收內(nèi)容主要包括固定資產(chǎn)的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量與請購單是否相符，運轉(zhuǎn)是否正常，使用狀況是否良好，有關(guān)技術(shù)指標是否達到合同規(guī)定的要求等，驗收合格后方可投入使用；外購固定資產(chǎn)驗收不合格，使用處室應(yīng)協(xié)同辦公室按合同條款及時向供應(yīng)商退貨或索賠。

8、對驗收合格的固定資產(chǎn)及時辦理入庫、編號、建卡、調(diào)配等手續(xù)，確保資產(chǎn)的有效識別和盤點。

9、固定資產(chǎn)的處置遵循公開、公平、公正的原則，嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準不得自行處置；處置收入嚴格實行“收支兩條線”管理，保證固定資產(chǎn)的處置符合法律規(guī)定，確保不存在國有資產(chǎn)不當(dāng)流失。

三、低值易耗品

1、保證低值易耗品驗收程序規(guī)范，建立管理臺賬，及時對低值易耗品出入庫情況進行登記，確保信息真實、賬實相符。

2、辦公室負責(zé)人對低值易耗品驗收單和入庫單進行審核，定期或不定期檢查低值易耗品臺賬是否與實際相符。

3、資產(chǎn)管理人員負責(zé)定期盤點低值易耗品，確保賬實相符。

4、辦公室負責(zé)人對盤點人員編制的差異情況分析報告進行審核，根據(jù)差異金額提出處理意見，并報分管財務(wù)院長批準。

 

 

 

 

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                                   2023年3月15日

 

 

 

 

 

第五章 合同管理暫行辦法

 

1.如果需要簽訂的合同為一般合同，由經(jīng)辦處室負責(zé)人安排經(jīng)辦人對簽約對方進行資信調(diào)查。

2.如果需要簽訂的合同為重大或復(fù)雜的合同，經(jīng)辦處室可委托中介機構(gòu)對擬簽約對方進行資信調(diào)查并編寫調(diào)查報告，確保對簽約對方的履約能力做出正確的評價。

3.經(jīng)辦處室組織法律、技術(shù)、財務(wù)等人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與談判，降低談判環(huán)節(jié)的風(fēng)險，保證單位利益不受損失。

4、合同經(jīng)辦處室負責(zé)人對合同文本內(nèi)容的全面性、合規(guī)性進行審核。

5.合同管理員組織相關(guān)處室對重大或復(fù)雜的合同進行會簽，會簽處室一般包括合同經(jīng)辦處室會同有關(guān)職能處室，相關(guān)處室按本處室職責(zé)，負責(zé)對合同所涉及的本處室業(yè)務(wù)范圍的相關(guān)條款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相關(guān)標準及政府文件規(guī)定等問題提出審查意見。

6.分管院長對合同文本內(nèi)容提出審核意見，并在合同會簽單上簽字，確保合同金額及內(nèi)容沒有重大的紕漏。

7.分管財務(wù)院長對合同進行審核，并在合同會簽單上簽署意見，確保內(nèi)容條款、付款金額與條件等符合單位要求及法律法規(guī)的規(guī)定。

8.院長對合同進行審核，并出具審核意見。

 

 

 

 

 

 

 

定州技師學(xué)院

                                     2023年3月15日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第六章 檔案管理暫行辦法

 

為規(guī)范檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在學(xué)院發(fā)展中的重要作用，根據(jù)國家《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等的要求，制定本規(guī)定。

一、學(xué)院檔案的范圍

１、學(xué)院設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。

２、學(xué)院黨委會、班子會議等形成的文件材料。

３、學(xué)院向有關(guān)職能機關(guān)的請示或下發(fā)學(xué)院各部門的文件，包括有關(guān)職能機關(guān)來文的復(fù)印件或不再回收文件的原件。

４、由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)召集的辦公會；與有關(guān)學(xué)院聯(lián)合召開的協(xié)調(diào)會、洽商會的記錄及會議紀要。

５、商務(wù)合同方面的文件材料。

６、學(xué)院的客戶資料、廣告創(chuàng)意和策劃、招生宣傳等經(jīng)營管理方面的材料。

７、財務(wù)、會計方面的文件材料。

８、勞動工資、人事、勞動合同管理方面的文件材料。

９、學(xué)院員工學(xué)習(xí)培訓(xùn)、考察的文件資料。

10、信息、情報、科研方面的文件材料。

學(xué)院檔案包括紙質(zhì)文字、圖表、賬冊、憑證資料、電子文本（電腦盤片）資料、照片資料、影片資料、錄音資料、錄像資料。

二、學(xué)院檔案的管理體制

學(xué)院檔案工作，實行集中管理與分散管理相結(jié)合的體制。學(xué)院設(shè)立檔案室，確定專人（或兼職）負責(zé)主要檔案的收集與保管，同時對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)。其中檔案范圍第1-4項由檔案室直接接收、整理。其它各項由相關(guān)部門整理，根據(jù)要求定期向檔案室移交保管。

三、學(xué)院檔案的管理

1、檔案材料的收集

（１）由辦公室經(jīng)辦的各種文件資料，由承辦人直接收集、保管，立卷，定期向檔案室移交；

（２）商務(wù)合同自完成作業(yè)后直接向檔案室報送合同原件和電子文本各一份；

（３）科研與業(yè)務(wù)考察帶回的有關(guān)資料，向檔案室報送原件；

（4）其它資料由有關(guān)部門收集、整理、立卷。

檔案室接收文件資料，要建立接收登記手續(xù)。

２、檔案資料的借閱

（１）按上述規(guī)定直接報送檔案室的文件資料，應(yīng)當(dāng)履行先報送后借閱的程序。

（２）當(dāng)年報送未立卷的各種技術(shù)資料，由學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準，履行借閱手續(xù)后可以帶出檔案室。一年以上已經(jīng)立卷的文件資料需要借閱的，一般在檔案室借閱，需要帶出檔案室的必須報主管辦公室的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準。借閱檔案應(yīng)當(dāng)辦理借閱登記手續(xù)。

（３）借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，檔案管理員應(yīng)當(dāng)當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

（４）因涉及商業(yè)機密，學(xué)院檔案一般不向外單位借閱，確因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)向主管院長批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須主管院長同意且審核簽署意見后方能帶出。

（5）凡是在各個管理崗位因工作需要借用的檔案資料，在學(xué)院內(nèi)部因工作崗位變化不需要該項資料的必須在離崗前向檔案室辦理移交手續(xù)，不得在個人之間相互轉(zhuǎn)借資料。凡是與學(xué)院解除勞動合同（勞務(wù)合同）關(guān)系的，必須向檔案室辦理資料歸檔手續(xù)后再辦理其它手續(xù)。

 ３、檔案材料的立卷與管理

（１）直接向檔案室報送的文件資料由檔案室直接立卷，其它文件資料由有關(guān)部門立卷，立卷按有關(guān)要求執(zhí)行。已經(jīng)立卷的檔案一般每半年進行一次歸檔。

（２）檔案的保管應(yīng)做到防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全。學(xué)院設(shè)立檔案室保存檔案，檔案室應(yīng)做到防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

４、檔案的備份與保存

（1）學(xué)院所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份（掃描電子版保存或復(fù)印件留存）

（2）檔案保存期限除檔案法規(guī)或本學(xué)院有關(guān)規(guī)定外，依下列原則確定檔案保存年限：

A、永久保存：學(xué)院章程、組織規(guī)程及辦事細則、三重一大及黨委會會議紀錄、財務(wù)報表、政府機關(guān)核準文件、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證、涉及股權(quán)轉(zhuǎn)讓的有關(guān)資料核定為永久保存的文書。

B、十年保存：學(xué)院制定的各種規(guī)章制度、各種會議紀要、預(yù)算決算書類、會計憑證、部門各種企劃銷售、廣告策劃、客戶資料核定為保存十年的文書。

C、五年保存：已經(jīng)執(zhí)行或解除的商務(wù)合同、勞務(wù)合同、各種工作總結(jié)、其他經(jīng)核定保存五年的文書。

D、一年保存：工作結(jié)束后無需長期保存必要的資料。

５、檔案的銷毀

（１）經(jīng)過鑒定對確已失效的檔案，應(yīng)當(dāng)編制銷毀清冊，報經(jīng)學(xué)院主管院長批準后方能銷毀。

（２）失效檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，除檔案管理員簽字外，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在清冊上簽字。

（３）檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在專門場所進行。

四、處罰

違反檔案管理規(guī)定，有下列行為之一，根據(jù)情節(jié)輕重，給予100―500元的經(jīng)濟處罰：

1、隱匿、丟失或擅自銷毀檔案

2、擅自向外界提供、抄摘檔案

3、涂改、偽造檔案；員工之間私自傳遞檔案資料造成檔案資料丟失的；

4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

5、未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）

五、附則

1、本規(guī)定由辦公室負責(zé)解釋、監(jiān)督。

2、本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行。

 

 

 

 

定州技師學(xué)院

                                   2023年3月15日

 

 

 

 

 

第七章 財務(wù)管理制度

 

第一章 總則

第一條 為進一步完善學(xué)院財務(wù)管理，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)及財務(wù)制度，做到分工明確，責(zé)任到人，結(jié)合學(xué)院具體情況，制定本制度。

1、加強學(xué)院內(nèi)部管理，規(guī)范財務(wù)報銷行為,倡導(dǎo)一切以業(yè)務(wù)為重的指導(dǎo)思想，合理控制費用支出。

2、根據(jù)相關(guān)的財經(jīng)制度及學(xué)院的實際情況，將財務(wù)支出分為日常辦公費用、工薪福利及相關(guān)費用、業(yè)務(wù)相關(guān)支出及專項支出等，規(guī)范相關(guān)的借款流程及各項支出具體的財務(wù)報銷制度和報銷流程。

3、按照學(xué)院經(jīng)營理念和管理模式，遵照國家有關(guān)勞動人事管理政策制定學(xué)院相關(guān)規(guī)章制度。

4、為進一步完善財務(wù)管理，嚴格執(zhí)行財務(wù)制度，依據(jù)學(xué)院的規(guī)范化管理要求，特制定本標準及程序。學(xué)院各部門一切費用開支和財務(wù)開支，由學(xué)院按照相應(yīng)審批權(quán)限進行審批。

5、 本制度適用于學(xué)院全體員工。

第二章 學(xué)院財務(wù)管理

第二條   財務(wù)管理工作必須嚴格執(zhí)行財經(jīng)紀律，以提高經(jīng)濟效益為宗旨，財務(wù)管理工作要貫徹“勤儉辦學(xué)”的方針，勤儉節(jié)約、精打細算、在學(xué)院經(jīng)營中制止浪費和一切不必要的開支。

 

第三條   學(xué)院設(shè)財務(wù)部，財務(wù)部主任協(xié)助分管財務(wù)副院長對學(xué)院財務(wù)進行管理。

第四條   出納員不得兼任會計檔案保管和債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。

第五條   財會人員都要認真執(zhí)行崗位責(zé)任制，各司其職，互相配合，如實反映和嚴格監(jiān)督各項經(jīng)濟活動。記賬、算賬、報賬必須做到手續(xù)完備、內(nèi)容真實、數(shù)字準確、賬目清楚、日清月結(jié)。

第六條   財務(wù)人員在辦理會計事務(wù)中，必須堅持原則，照章辦事。對于違反財經(jīng)紀律和財務(wù)制度的事項，應(yīng)拒絕辦理，并及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。

第七條   財務(wù)人員力求穩(wěn)定，不隨便調(diào)動，財務(wù)人員因故調(diào)動或離職，必須與接替人員辦理交接手續(xù)，沒有辦清離職手續(xù)的不得離職，也不得中斷會計工作，移交交接包括移交人員經(jīng)管的會計憑證、報表、賬目、款項、印章及未了事項。

第八條   學(xué)院財務(wù)專用章由財務(wù)部負責(zé)人保管，因出差、開會、請假等原因委托他人臨時保管的，應(yīng)有文字記錄備案。但被委托人不得同時保管印章和票據(jù)。在使用財務(wù)專用章過程中必須登記詳細的使用用途，同時必須按以下規(guī)定使用：

①作為銀行印鑒分別在指定的各開戶銀行備案使用，不得混用；

②收款、付款、資金調(diào)撥等業(yè)務(wù)結(jié)算票據(jù)蓋章；收據(jù)、發(fā)票蓋章；

③辦理學(xué)院相關(guān)其他業(yè)務(wù)。

第九條   公章由辦公室保管、法人章由財務(wù)部保管并監(jiān)督使用，建立登記制度。

第十條   各類票據(jù)管理：

①學(xué)院從財政部門購買的發(fā)票指定專人保管，必須在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，發(fā)票開具要完整、字跡清楚、印章齊全。作廢時要加蓋“作廢”字樣，并全份保存，不得自行銷毀;

②學(xué)院所有的現(xiàn)金支票由出納保管，出納根據(jù)學(xué)院的經(jīng)營需要合理提取現(xiàn)金，盡量避免大額支取。其余支票應(yīng)由指定人保管，開具轉(zhuǎn)賬支票或電匯必須有完備的付款手續(xù)方可轉(zhuǎn)賬或電匯;

③學(xué)院應(yīng)不定期對票據(jù)(發(fā)票、現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬單)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，如發(fā)現(xiàn)重大失誤或失職，處以重罰，直至追究法律責(zé)任。

第三章 財務(wù)報銷管理制度

第十一條   日常費用報銷流程

日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、實習(xí)材料費、培訓(xùn)費、資料費、水電費等。在一個預(yù)算期間內(nèi)，各項費用的累計支出原則上不得超出預(yù)算。

第十二條   費用報銷的一般規(guī)定

1、報銷人必須取得相應(yīng)的合法票據(jù)，且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。

2、填寫報銷單應(yīng)注意：根據(jù)費用的性質(zhì)填寫相應(yīng)的單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目認真填寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致、不得涂改；簡述費用內(nèi)容或事由。

3、按規(guī)定的審批程序報批。

4、費用報銷的一般流程:  報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應(yīng)費用報銷單→ 須辦理申請的應(yīng)附批準后的申請單→部門負責(zé)人審核簽字→財務(wù)負責(zé)人→分管財務(wù)副院長或院長→到出納處報銷。

第十三條   工薪福利支付流程

（一）、 工資支付流程：

1、每月1日由人力辦公室將本月經(jīng)學(xué)院主管院長審批后的基本工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險5等信息）轉(zhuǎn)交財務(wù)部；

2、績效工資由辦公室根據(jù)考核編制，主管院長審批后轉(zhuǎn)交財務(wù)；

3、財務(wù)部根據(jù)基本工資及績效工資考核表編制標準格式的工資表；

4、按工薪審批程序?qū)徟?；每?5日由財務(wù)部支付上月工資；

（二）、社會保險支付流程：

1、社會保險金由辦公室編制月度社會保險明細表，報主管院長批準后交財務(wù)付款。

2、其他福利費支出由學(xué)院辦公室按審批后的支付標準填寫報銷單→經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認→財務(wù)負責(zé)人→報主管院長審批，審批后的報銷單及支付標準交財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。

第十四條   專項支出財務(wù)報銷流程

1、 填寫費用支出申請單：按學(xué)院《資產(chǎn)管理制度》相關(guān)規(guī)定填寫《費用支出申請單》并報批。

2、報銷標準：相關(guān)的合同協(xié)議及批準生效的費用申請。

3、結(jié)賬報銷：

3.1 資產(chǎn)驗收（軟件應(yīng)安裝調(diào)試）無誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單（經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附入庫單）。